Aufbewahrungsfristen, Schutzklassen,Sicherheitsstufen
Der Umgang mit vertraulichen Daten ist in vielerlei Hinsicht gesetzlich geregelt. Nachfolgend finden Sie Informationen zu Aufbewahrungsfristen sowie dem Umgang mit den Daten bei der Vernichtung.
GesetzlicheAufbewahrungsfristen
Sämtliche Unterlagen haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wir haben für Sie eine Übersicht von gängigen Unterlagen und Akten erstellt und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Wer Investitionsgüter nach EU-Förderrichtlinien erhalten hat, darf diese Unterlagen erst nach 14 Jahren vernichten.
Unterlagen und Akten | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 6 Jahre |
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 Jahre |
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 Jahre |
Anlagevermögen | 10 Jahre |
Anlageverzeichnisse | 10 Jahre |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 Jahre |
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahre |
Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahre |
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 Jahre |
Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 Jahre |
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahre |
Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 Jahre |
Beteiligungsunterlagen | 10 Jahre |
Betriebsabrechnungsbögen | 10 Jahre |
Unterlagen und Akten | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
Betriebskostenabrechnung | 10 Jahre |
Betriebstagebücher (EfbV) | 5 Jahre |
Bewirtungsunterlagen | 10 Jahre |
Bilanzen | 10 Jahre |
Bilanzen und Bilanzanlagen | 10 Jahre |
Buchungsanweisungen | 10 Jahre |
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 10 Jahre |
Darlehensunterlagen | 10 Jahre |
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§47 AO) | 10 Jahre |
Dauerauftragsunterlagen | 6 Jahre |
Debitorenbuchhaltung | 10 Jahre |
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 Jahre |
Beteiligungsunterlagen | 10 Jahre |
Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre |
Schutzklassennach DIN 66399
Je nach Informationsgehalt der Akten und Datenträger, ist der Umgang zur Vernichtung in unterschiedliche Schutzklassen und Sicherheitsstufen eingeteilt.
Die Schutzklassen weisen darauf hin, welche Sicherheitsvorkehrungen für den Umgang mit den Daten getroffen werden müssen, um den Schutz von Personen zu gewährleisten.
Sicherheits- stufe 1 | Sicherheits- stufe 2 | Sicherheits- stufe 3 | Sicherheits- stufe 4 | Sicherheits- stufe 5 | Sicherheits- stufe 6 | Sicherheits- stufe 7 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Schutzklasse 1 interne Daten | |||||||
Schutzklasse 2 vertrauliche Daten | |||||||
Schutzklasse 3 geheime Daten |
Sicherheitsstufen für die Datenvernichtung
Generell gilt, dass die zu vernichtenden Daten in so kleine Teile zerschreddert werden, dass sich die ursprünglich in ihnen enthaltenen Informationen nicht ohne weiteres rekonstruierbar sind. Um dies zu garantieren, müssen die Papierschnippsel/Datenträgerteile ausreichend klein sein. Der Aufwand einer möglichen Rekonstruktion der Information definiert die Sicherheitsstufe bei der Vernichtung.
Wir arbeiten mindestens mit Sicherheitsstufe 4, dem marktüblichen Standard einen Schritt voraus, sind aber bis zur Sicherheitsstufe 5 zertifiziert, sollten Sie Bedarf haben.
P | O | T | E | F | H |
|---|---|---|---|---|---|
 |  |  |  |  |  |
Informationen in Originalgröße | Optische Datenträger | Magnetische Datenträger | Elektronische Datenträger | Informationen in verkleinerter Form | Festplatten mit magnetischem Datenträger |
( P ) Informationen in Originalgröße
( O ) Optische Datenträger
( T ) Magnetische Datenträger
( E ) Elektronische Datenträger
( F ) Informationen in verkleinerter Form
( H ) Festplatten mit magnetischem Datenträger
Sicherheitsstufen für die Datenvernichtung
Generell gilt, dass die zu vernichtenden Daten in so kleine Teile zerschreddert werden, dass sich die ursprünglich in ihnen enthaltenen Informationen nicht ohne weiteres rekonstruierbar sind. Um dies zu garantieren, müssen die Papierschnippsel/Datenträgerteile ausreichend klein sein. Der Aufwand einer möglichen Rekonstruktion der Information definiert die Sicherheitsstufe bei der Vernichtung.
Wir arbeiten mindestens mit Sicherheitsstufe 4, dem marktüblichen Standard einen Schritt voraus, sind aber bis zur Sicherheitsstufe 5 zertifiziert, sollten Sie Bedarf haben.
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Informationen in Originalgröße | Optische Datenträger | Magnetische Datenträger |
|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe – 1, 2 | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße |
Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | 12 mm² | 2000 mm² | mechanisch funktionsun-fähig |
Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | 6 mm² | 800 mm² | 2000 mm² |
Sicherheitsstufe – 3, 4, 5, 6, 7 | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße |
Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 320 mm² | max. 160 mm² | max. 320 mm² |
Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 160 mm² | max. 30 mm² | max. 160 mm² |
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 30 mm² | max. 10 mm² | max. 30 mm² |
Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 10 mm² | max. 5 mm² | max. 10 mm² |
Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 5 mm² | max. 0,2 mm² | max. 0,2 mm² |
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Elektronische Datenträger | Informationen in verkleinerter Form | Festplatten mit magnetischem Datenträger |
|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße |
Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | mechanisch/ elektronisch funktionsunfähig | 160 mm² | mechanisch/ elektronisch funktionsunfähig |
Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | zerteilt | 30 mm² | beschädigt |
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße |
Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 160 mm² | max. 10 mm² | verformt |
Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 30 mm² | max. 2,5 mm² | mehrfach zerteilt und verformt,
max. 2000 mm² |
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 10 mm² | max. 1 mm² | mehrfach zerteilt und verformt,
max. 320 mm² |
Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 1 mm² | max. 0,5 mm² | mehrfach zerteilt und verformt,
max. 10 mm² |
Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 0,5 mm² | max. 0,2 mm² | mehrfach zerteilt und verformt,
max. 5 mm² |
* Wischen Sie die Tabelle nach links oder rechts, um anderen Optionen anzeigen.
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Informationen in Originalgröße | Optische Datenträger | |
|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | |
1. | Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | 12 mm² | 2000 mm² |
2. | Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | 6 mm² | 800 mm² |
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | |
3. | Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 320 mm² | max. 160 mm² |
4. | Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 160 mm² | max. 30 mm² |
5. | Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 30 mm² | max. 10 mm² |
6. | Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 10 mm² | max. 5 mm² |
7. | Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 5 mm² | max. 0,2 mm² |
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Magnetische Datenträger | Elektronische Datenträger | |
|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | |
1. | Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | mechanisch funktionsun-fähig | mechanisch / elektronisch funktionsunfähig |
2. | Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | 2000 mm² | zerteilt |
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | |
3. | Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 320 mm² | max. 160 mm² |
4. | Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 160 mm² | max. 30 mm² |
5. | Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 30 mm² | max. 10 mm² |
6. | Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 10 mm² | max. 1 mm² |
7. | Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 2,5 mm² | max. 0,5 mm² |
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Informationen in verkleinerter Form | Festplatten mit magnetischem Datenträger | |
|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | |
1. | Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | max. 160 mm² | mechanisch / elektronisch funktionsunfähig |
2. | Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | max. 30 mm² | beschädigt |
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | |
3. | Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 10 mm² | verformt |
4. | Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 2,5 mm² | max. 2000 mm² |
5. | Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 1 mm² | max. 320 mm² |
6. | Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 0,5 mm² | max. 10 mm² |
7. | Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 0,2 mm² | max. 5 mm² |
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN | Informationen in Originalgröße | Optische Datenträger | Magnetische Datenträger | Elektronische Datenträger | Informationen in verkleinerter Form | Festplatten mit magnetischem Datenträger | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Sicherheitsstufe | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | maximale Streifenbreite | maximale Partikelgröße | |
1. | Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte. | 12 mm² | 2000 mm² | mechanisch funktionsun-fähig | mechanisch / elektronisch funktionsunfähig | max. 160 mm² | mechanisch / elektronisch funktionsunfähig |
2. | Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare. | 6 mm² | 800 mm² | 2000 mm² | zerteilt | max. 30 mm² | beschädigt |
Sicherheitsstufe | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | maximale Partikelgröße | |
3. | Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen. | max. 320 mm² | max. 160 mm² | max. 320 mm² | max. 160 mm² | max. 10 mm² | verformt |
4. | Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen. | max. 160 mm² | max. 30 mm² | max. 160 mm² | max. 30 mm² | max. 2,5 mm² | max. 2000 mm² |
5. | Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen. | max. 30 mm² | max. 10 mm² | max. 30 mm² | max. 10 mm² | max. 1 mm² | max. 320 mm² |
6. | Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche. | max. 10 mm² | max. 5 mm² | max. 10 mm² | max. 1 mm² | max. 0,5 mm² | max. 10 mm² |
7. | Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche. | max. 5 mm² | max. 0,2 mm² | max. 2,5 mm² | max. 0,5 mm² | max. 0,2 mm² | max. 5 mm² |