Aufbewahrungsfristen, Schutzklassen,

SICHERHEITSSTUFEN

Der Umgang mit vertraulichen Daten ist in vielerlei Hinsicht gesetzlich geregelt. Nachfolgend finden Sie Informationen zu Aufbewahrungsfristen sowie dem Umgang mit den Daten bei der Vernichtung.

Gesetzliche

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Sämtliche Unterlagen haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wir haben für Sie eine Übersicht von gängigen Unterlagen und Akten erstellt und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Wer Investitionsgüter nach EU-Förderrichtlinien erhalten hat, darf diese Unterlagen erst nach 14 Jahren vernichten.

Unterlagen und Akten	Aufbewahrungsfrist
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen	6 Jahre
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben	0 Jahre
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben	6 Jahre
Anlagevermögen	10 Jahre
Anlageverzeichnisse	10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	6 Jahre
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich	10 Jahre
Bankauszüge, Bankbelege	10 Jahre
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung	10 Jahre
Belastungsanzeigen (intern und extern)	10 Jahre
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen	10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen	6 Jahre
Beteiligungsunterlagen	10 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen	10 Jahre

Unterlagen und Akten	Aufbewahrungsfrist
Betriebskostenabrechnung	10 Jahre
Betriebstagebücher (EfbV)	5 Jahre
Bewirtungsunterlagen	10 Jahre
Bilanzen	10 Jahre
Bilanzen und Bilanzanlagen	10 Jahre
Buchungsanweisungen	10 Jahre
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)	10 Jahre
Darlehensunterlagen	10 Jahre
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§47 AO)	10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen	6 Jahre
Debitorenbuchhaltung	10 Jahre
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen	10 Jahre
Beteiligungsunterlagen	10 Jahre
Doppelbesteuerungsunterlagen	6 Jahre

Schutzklassen

NACH DIN 66399

Je nach Informationsgehalt der Akten und Datenträger, ist der Umgang zur Vernichtung in unterschiedliche Schutzklassen und Sicherheitsstufen eingeteilt.

Die Schutzklassen weisen darauf hin, welche Sicherheitsvorkehrungen für den Umgang mit den Daten getroffen werden müssen, um den Schutz von Personen zu gewährleisten.

	Sicherheits- stufe 1	Sicherheits- stufe 2	Sicherheits- stufe 3	Sicherheits- stufe 4	Sicherheits- stufe 5	Sicherheits- stufe 6	Sicherheits- stufe 7
Schutzklasse 1 interne Daten
Schutzklasse 2 vertrauliche Daten
Schutzklasse 3 geheime Daten

Generell gilt, dass die zu vernichtenden Daten in so kleine Teile zerschreddert werden, dass sich die ursprünglich in ihnen enthaltenen Informationen nicht ohne weiteres rekonstruierbar sind. Um dies zu garantieren, müssen die Papierschnippsel/Datenträgerteile ausreichend klein sein. Der Aufwand einer möglichen Rekonstruktion der Information definiert die Sicherheitsstufe bei der Vernichtung.

Wir arbeiten mindestens mit Sicherheitsstufe 4, dem marktüblichen Standard einen Schritt voraus, sind aber bis zur Sicherheitsstufe 5 zertifiziert, sollten Sie Bedarf haben.